バーチャルオフィスとの併用が便利！「貸し会議室」のメリットや活用法、おすすめ3選をご紹介

自宅やクライアント先で業務を行うなど、物理的なオフィススペースを必要としない方が多く活用している「バーチャルオフィス」。ビジネス用の住所やFAX番号などをリーズナブルにレンタルできることが大きな魅力ですが、利用者のなかには「固定のオフィスがないため、クライアントとのミーティング場所等の確保が難しい」などとお困りの方もみられます。

そこでおすすめしたいサービスが、会議室を一時利用できる「貸し会議室」です。必要に応じて目的に合った広さや設備を備えたミーティングスペースを利用することで、バーチャルオフィスを活用した事業運営をより快適に行えるでしょう。

今回は貸し会議室の特徴や利用するメリット、活用法を解説しながら、サービス選びのポイントやおすすめサービス3選をご紹介します。

バーチャルオフィスを活用した事業運営を検討している方、あるいは現在バーチャルオフィスを利用していてミーティング場所等の確保にお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。

「貸し会議室」とは

貸し会議室とは、ミーティング等に適した個室空間を貸し出しているサービスのことです。少人数規模のスペースもあれば、300名を超える大人数を収容可能なスペースもあるなど、多彩なサイズバリエーションの貸し会議室が存在します。

「会議室」との名称ではあるものの、企業研修や社内セミナー、採用試験、展示会など、会議室以外のさまざまな用途にて活用可能です。なお、設備環境は利用するサービスによって異なりますが、一般的には会議用デスクや椅子、モニターなどを備えたところが多くみられます。

貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室を利用する主なメリットは以下の通りです。

・交通アクセスの良い場所で会議等を行える
・会議用設備の導入費用＆維持費がかからない
・用途に合わせて豊富な選択肢から選べる

具体的にどのような利点があるのか、以下で詳しく見ていきましょう。

【メリットその1】交通アクセスの良い場所で会議等を行える

貸会議室はターミナル駅付近の徒歩圏内に多く点在しており、交通の便に優れた場所で会議等を行えることがうれしいメリットです。たとえ遠方からでも移動がスムーズで、クライアントなどの相手側へ大きな負担を与えることはありません。

【メリットその2】会議用設備の導入費用＆維持費がかからない

低コストで会議に適した場所を確保できることも、貸し会議室ならではの魅力です。デスクやプロジェクター、ホワイトボードといった会議用の設備を購入するための費用はもちろん、場所の賃貸料金やメンテナンス費用といった維持費も削減できるため、自前で会議スペースを所有するよりも低コストで済みます。

【メリットその3】用途に合わせて豊富な選択肢から選べる

立地・サイズ・設備の異なる多彩なタイプの貸し会議室があり、必要時の用途に合わせて選べることも注目したいメリットです。事前に最適な会場を確保できるため、「狭すぎる」「広すぎる」「目的にマッチしない」などと不便を感じることはありません。

貸し会議室のおすすめ活用方法

先述のように、貸し会議室は会議をはじめとする多彩な用途で活用可能です。ここでは、特におすすめしたい活用方法を10種類ご紹介します。

1.会議
2.セミナー・講演会
3.会社説明会・採用面接
4.研修
5.試験
6.入社式・内定式
7.株主総会
8.健康診断
9.教室・ワークショップ
10.展示会

おすすめする理由について、以下で詳しく見ていきましょう。

1.会議

会議用の設備を備えた貸し会議室は、社内やクライアントとのミーティング時に大変重宝します。社内に会議室を完備している場合でも環境を変えることによって参加者のモチベーションが上がり、広い視野で前向きな発想がしやすくなる、新たなアイデアが生まれやすくなるなどのメリットを期待できるでしょう。

2.セミナー・講演会

貸し会議室は駅近・好立地のロケーションであることが多く、集客が必要なセミナーや講演会にも最適な場所です。なかにはケータリングサービスを利用可能なところもあり、「会のあとの懇親会時に便利！」などと大変人気があります。

3.会社説明会・採用面接

好立地で快適設備の貸会議室は、会社説明会や採用面接時にも便利です。上質な雰囲気のところを選べば応募者に好印象を与えられ、企業のイメージアップを図れるでしょう。

また、貸し会議室は貸切にできることから関係者以外の出入りがなく、込み入った話を気兼ねなくできることもおすすめポイントです。

4.研修

貸し会議室には広さや設備の異なるさまざまな選択肢があり、大人数でのセミナー形式の研修や、少人数でのワークショップ形式の研修にもおすすめです。サービスによっては宿泊施設を併設しているところもあり、宿泊を伴う研修時にも大いに役立ちます。

5.試験

設備や備品が整っていることから、貸し会議室は試験会場としても多く利用されています。参加者が道に迷わずスムーズに到着できるよう、最寄り駅からほど近い立地のところを選ぶことがポイントです。

6.入社式・内定式

入社式や内定式といった大切な式典にも、ぜひ貸会議室を利用するとよいでしょう。小規模から大規模までサイズバリエーションが豊富なので、出席人数にマッチした会場を手軽に手配できます。

7.株主総会

個室を貸し切れる貸し会議室は、株主総会といった企業の重要イベントにも最適です。都心の一等地にあるところや内装がおしゃれなところを選べば好印象を与えられ、信頼性アップを期待できるでしょう。

8.健康診断

広さのある貸し会議室では医療機器を設置するスペースや電源を確保できるため、企業の健康診断会場として活用するのもおすすめです。

9.教室・ワークショップ

教室やワークショップなど、顧客を呼ぶ会場としても貸し会議室は便利に利用できます。ターミナル駅付近や駅近のところであれば、集客性抜群です。

10.展示会

貸し会議室は、新製品の展示会での活用にも適しています。新製品のイメージにマッチした雰囲気の会場を確保できると、話題性アップを期待できるでしょう。

貸し会議室を選ぶ際に注目したい3つのポイント

貸し会議室は多目的に利用できる大変便利なサービスですが、いざ手配するとなると「選択肢が多い分、どのように選んだらいいのかわからない」と悩む方もいるかもしれません。

ここでは、貸し会議室を選ぶ際に注目したいポイントを3つご紹介します。

【ポイント1】用途に合った広さ・設備かどうか

まずチェックしたい点が、利用目的に合った広さや設備を備えているかどうかです。

少人数の話し合い程度の会議であれば小規模の会場で問題なく、本格的な設備も必要ありませんが、大人数ならスクリーンやプロジェクターを備えた大規模の会場が適しているでしょう。不便なく利用できるように、用途にマッチした広さ・設備の貸し会議室を選ぶことが大切です。

【ポイント2】アクセスのしやすさ

アクセスしやすいかどうかも、貸し会議室を選ぶ際に注目したいポイントです。たとえば社外の人を招く場合は駅から近いところを、社内の会議であればオフィスから近いところを選ぶとよいでしょう。

会場までの距離が遠いと「わざわざ出向くのが面倒」「行くだけで疲れそう」といったネガティブな印象を持たれてしまう恐れがあるため、そういったマイナス要素をできるだけ排除できる会場を確保することをおすすめします。

【ポイント3】サービス内容や注意事項

貸し会議室のサービス内容に注目し、希望するサービスを利用できるかどうかもチェックしておきましょう。たとえば⾧時間のミーティングや研修、セミナーなどにおいては、食べ物や飲み物を注文できるサービスがあると便利です。

また、利用上の注意事項にも目を向ける必要があります。なかには「飲食禁止」「大きな音を伴う使用は禁止」といった禁止事項が定められている場合もあるため、事前にしっかりと確認しておくことが大切です。

バーチャルオフィスの利用者必見！おすすめの貸し会議室3選

ここでは、バーチャルオフィスと併用して貸会議室を活用したい方に向けて、おすすめの貸会議室を3つご紹介します。

FORUM8（フォーラムエイト）

「FORUM8」は渋谷駅から徒歩約5分、8人～408人収容可能な全78部屋を所有する貸し会議室です。ビジネス仕様の会議室はもちろん、照明や音響機器にこだわったイベントスペースもあり、多目的に利用できます。

運営会社	株式会社フォーラムエイト
料金	3時間14,300円（税込）
公式サイト	https://www.forum-8.co.jp/

リロの会議室

「リロの会議室」は、都心や横浜エリア、千葉エリア、埼玉エリアに数多くの拠点を構える貸し会議室です。小規模～大規模までさまざまなサイズの会場から選べるほか、「専属スタッフ常駐」「お弁当やドリンク、パーティーメニューの提供あり」といったハイクオリティなサービスを備えていることも大きな特徴です。

運営会社	株式会社スペースマネジメント
料金	会場によって異なる ※一例：1時間17,600円（新宿会場の場合）
公式サイト	https://www.relo-kaigi.jp/

KFC Hall & Rooms

「KFC Hall & Rooms」は、都営大江戸線両国駅A1出口から直結のロケーションに位置する貸し会議室です。10名程度の少人数会議から150名規模の大規模な会合に対応しているほか、同じビル内には「第一ホテル両国」が入っていることから宿泊を伴う研修等にも適しています。

運営会社	国際ファッションセンター株式会社
料金	3時間7,150円（税込）～
公式サイト	https://www.tokyo-kfc.co.jp/

まとめ

貸し会議室はミーティング等に適したスペースをレンタルできるサービスで、自前で会議室を設けるよりも少ないコストで快適な個室空間を確保できます。会場によって広さや設備、料金、アクセス性などが大きく異なるため、利用目的や重視したいポイントを考慮しながら選ぶとよいでしょう。

バーチャルオフィスと貸し会議室を併用すれば、固定スペースを持たなくても不便なく事業活動を行えます。なかにはミーティングスペースをレンタルできるバーチャルオフィスもあるため、ぜひそちらも視野に入れながらご自身に合ったサービスを選んでみてください。