≪Frequently Asked Trouble≫ 正直、こんなトラブルがありました。 【郵送物・オフィス利用編】

カスタマープラスでは「バーチャルオフィス」を運営しており、法人登記用 の住所レンタルや郵便管理、会社設立/変更登記サポートなどを行っておりま す。

満足度の高いサービスを提供するにあたって『お客様が本当に知りたい情報 は何か』を社内で協議したところ、「トラブル事例などの悪い情報こそ包み 隠さず発信すべきではないか」という結論に至りました。良いことだけでな く悪いことも共有し、どのようなご指摘にも真摯に向き合い続ける姿勢を示 し続けることが、お客様からの信頼感につながるのではないかと思っており ます。

そこで、今回はFAQではなく「FAT（Frequently Asked Trouble）」と題し、カス タマープラスのバーチャルオフィスにおいて過去に生じたトラブル事例と対 応【郵送物・オフィス利用編】をご紹介します。

ぜひサービスご利用時の参考にしてみてください。

こんなトラブルがありました【郵送物編】

■事例その1：「先方が発送したという郵送物が届かない」

カスタマープラスの対応）

配送業者や宛名、発送先住所などを会員様から発送元に確認していただいた ところ、宛先の住所表記にビル名が記載されてないことが判明しました。

そのため、発送先住所にはビル名まで記載していただくよう会員様から発送 元にお伝えいただきました。また、配送業者には再度ポスト投函していただ くよう依頼のうえ、一時的にポストに該当会員様の屋号を表示いたしました。

その後、郵送物は問題なく到着しております。

■事例その2：「自宅に転送を依頼したものがまだ到着しません」

カスタマープラスの対応）

状況を確認したところ、事前に会員様から転送先住所変更の依頼があったに も関わらず、変更前の旧住所へ誤って配送していたことが判明しました。

すぐに配送業者に連絡し、誤配の郵送物を回収後、正しい住所に発送し直し ました。以降、転送先住所変更等の情報共有のミスが二度と起こらないよう、 チェック体制の強化とシステム化を進めております。

■事例その3：「WEBショップ宛に届くはずの郵送物について、到着案内の連絡がありません」

カスタマープラスの対応）

会員様のご登録屋号を確認したところ、法人名の【●●株式会社】での登録 はされていたものの、WEBショップ名での登録がなかったことが原因で「宛 先不明」で先方に戻っていたことが判明しました。

弊社では「1契約（1住所・1FAX番号）につき1屋号」でのサービス提供が基本 であるため、ご利用可能な屋号（宛名）は、ご登録いただいている1屋号の宛 名のみが対象です。また、住所も共有でご利用いただいている関係上「登録 屋号での宛名確認」となるため、登録外の宛名で到着した場合は宛先不明で 先方に戻ってしまいます。

そこで、今回のようにショップ名でのご利用を希望される場合は、新たに ショップ名でのご契約をしていただくか、【法人名（必須）＋ショップ名】 での宛名記載をしていただくことをご案内しました。その後【法人名（必 須）＋ショップ名】での宛名記載を徹底していただいたことで弊社での法人 名の確認が可能となったため、郵送物は問題なく到着しております。

■事例その4：「以前は問題なく届いていましたが、最近は宛所不明で差出人に返却されてしまいます」

カスタマープラスの対応）

管轄郵便局に確認したところ、転居届を出されていることが原因で「宛所不 明」で返却されていたことが判明しました。

もしも転居届を出している場合、差出人が「転送不可」で発送した書留郵便 は無条件で差出人に返却されてしまいます。

そこで、弊社拠点の住所に「転入」手続きをしていただき、上記のトラブル は無事に解決いたしました。

■事例その5：「以前まで受信していた【郵送物の到着通知メール】を受信できなくなってしまいました」

カスタマープラスの対応）

社内でメールを確認したところ、指定アドレスに問題なく送信されているこ とを確認しました。そのため、会員様のメールサーバー側で受信拒否されて いる可能性が高いことが判明しました。

改めて会員様にメールの確認を依頼したところ、やはり迷惑メールフォルダ に振り分けられていたようです。会員様には、利用されている受信メール サーバーにて「ginza-plus.net」のドメイン指定受信を許可していただくように 設定を依頼しました。

■事例その6：「転送先住所をヤマト営業所留に設定していますが、最近、発送処理を行った郵送物が発送されていません。なぜ発送されないのですか？」

カスタマープラスの対応）

ヤマト営業所に確認したところ、「荷物が溜まっていて困っている」とのこ とでした。この件について会員様にも何度か連絡しましたが、返信がないた めやむを得ず発送手続きを一時停止した次第です。

まずは営業所に溜まっている郵送物を回収していただいてから、残りの荷物 の発送手続きを再開する旨をご案内しました。

こんなトラブルがありました【オフィス編】

■事例その1：「清掃がきちんとされていませんでした」

カスタマープラスの対応）

オフィス利用の稼働率が増えたことにより、弊社で行う清掃のスケジュール 管理に支障が出てきたことが原因でした。

とはいえ現運営体制（1,000円/1時間）を維持したいという思いから、業者に 依頼するのではなく、オフィスを利用していただいた会員様に簡易清掃（セ ルフ清掃）のご協力をお願いすることにしました。

みなさまのご協力に心より感謝申し上げます。

■事例その2：「オフィス利用中に無線LANが繋がりませんでした」

カスタマープラスの対応）

以前利用されていた会員様がオフィス内のレイアウト変更を行った際に、無 線LANルーターに接触したことが原因と判明しました。

それを機に全拠点の無線LANルーターの配置を見直し、可能な限り壁に設置し、 壁に設置できない場合はルーターBOXへ収納しました。最近はモバイルルー ターの普及やスマートフォンのデザリング機能など環境が変わったこともあ り、無線LANに関するトラブルは生じておりません。

■事例その3：「日中にセミナーを開催する際、ブラインドから差し込む光が気になります。何とかならないでしょうか？」

カスタマープラスの対応）

遮光フィルムを窓に設置いたしました。

■事例その4：「渋谷プラスの蛍光灯がずっとチカチカしています。打ち合わせ中にとても気になるので、改善をお願いします」

カスタマープラスの対応）

電灯を新しいものに交換いたしました。現在は問題なくご利用いただいてお ります。

■事例その5：「時間が経つと、ホワイトボードに書いたマーカーが消しにくいです」

カスタマープラスの対応）

2022年6月現在、より消しやすいマーカーとよく消せるイレイサーを選定中で す。一部拠点でテストしており、選定が完了次第、全拠点に配置いたします。

■事例その6：「銀座アネックスを使用しましたが、トイレ前の蛍光灯からの雑音が 気になったため取り外しました。改善をお願いします」

カスタマープラスの対応）

確認したところ、安定器の老朽化によって異音が発生しておりましたので、 室内すべての安定器の交換を行いました。現在は問題なくご利用いただいて おります。

■事例その7：「オフィスを予約する前に外観などを確認したいのですが、なかなか時間が取れません。 事前に外観や室内を撮影した写真を送ってもらうことはできますか？」

カスタマープラスの対応）

弊社の公式ホームページ上でご覧いただける【360°バーチャル内見】をご案 内しました。全天球360°カメラで撮影した画像をご確認いただけるので、写 真や動画よりもより正確に室内をイメージしていただけます。

■事例その8：「青山アネックスを利用しましたが、暖房が効いておらず寒かったです」

カスタマープラスの対応）

管理会社に確認したところ、エアコンに異常は見られませんでした。窓から のすきま風が原因と思われたため、窓に断熱材を設置し、すきま風を遮断す るよう対処いたしました。

■事例その9：「青山プレミアムの無線LANが利用できませんでした」

カスタマープラスの対応）

現地で確認したところ、NTTの端末に不具合が見つかったため、すぐに業者を 手配して端末の交換を行いました。現在は問題なくご利用いただいておりま す。

■事例その10：「渋谷プラスを利用したとき、1F扉の電子錠から警報音が鳴りっぱなしの状態になっていました」

カスタマープラスの対応）

現地で確認し、電子錠の設定を再起動したところ復旧しました。警報音の原 因としては、「扉が閉まりきっていない状態が⾧時間続いた」などが考えら れ、今回の原因の確定には至りませんでした。

現地の環境に合った電子錠を再度選定し、交換する予定です。

■事例その11：「先日、渋谷プラス（4F）を利用した際、2Fにたばこの吸い殻が落ちていました」

カスタマープラスの対応）

すぐに管理会社に連絡し、注意喚起を行っていただくよう依頼しました。現 在は各フロアに注意喚起パウチが設置されています。

■事例その12：「新宿ミーティングタワーの向いのフェンスに、かごにゴミが入った自転車が放置されています」

カスタマープラスの対応）

新宿区の自転車対策コールセンターに電話し、撤去を依頼しました。現在は 撤去完了しています。

■事例その13：「渋谷タワーですが、雨漏りしています」

カスタマープラスの対応）

すぐに業者に連絡して確認したところ、屋上の防水処理が劣化しており機能 しておらず、屋上に溜まった水が室内に流れていたことが判明しました。今 後屋上に水が溜まらないよう、別途屋根を設置する工事を行いました。

現在は漏水しておらず、問題なくご利用いただいております。

■事例その14：「白金ミーティングタワーですが、1Fの踊り場に私物と思われるものがたくさん置かれていて困っています」

カスタマープラスの対応）

確認したところ、1Fテナント様の私物であることが判明いたしました。1Fテ ナント様にご協力いただき、現在私物はすべて撤去されております。

まとめ

今回は「FAT（Frequently Asked Trouble）」と題し、カスタマープラスのバーチャ ルオフィスにおいて過去に生じたトラブル事例と対応【郵送物・オフィス利用 編】をご紹介しました。

バーチャルオフィスはまだまだ世間に浸透しておらず、「快適に利用できるの か」といった疑問や不安を抱いている方もいるかもしれません。そこで、良い面 だけでなくトラブル事例のような悪い面にも注目し、運営側の対応をチェックす ることで、ご自身に合ったサービスかどうかを慎重に見極められると思います。

ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしながらサービス選びを行い、バーチャルオ フィスを活用したスムーズな事業運営を目指してみてはいかがでしょうか。