バーチャルオフィスの利用を検討している方には、電子帳票システムがお勧め！

近年、バーチャルオフィスを活用する事業者が増加するなかで、紙ベースの帳票管 理が組織の生産性を大きく阻害する要因として顕在化しています。

見積書・請求書・領収書・契約書など、日々発生する帳票業務を従来型の紙運用で 行う場合、印刷・押印・郵送・保管といった非効率なプロセスが残り続け、 業務スピードの低下や運用コストの増加を招きかねません。

こうした背景のもと、バーチャルオフィス利用者および利用を検討する事業者の間 で注目度が高まっているのが電子帳票システムです。

帳票の作成から承認、送付、保管までをデジタル上で一元化でき、リモート環境を 前提とした事業運営と極めて高い親和性を持っています。

また、電子帳簿保存法への確実な対応、取引先とのやり取りの迅速化、内部統制の 強化、コスト最適化の実現など、導入メリットは全方位的です。

本コラムでは、電子帳票の基礎概念から、導入が加速する背景、具体的なメリット、 システム選定のポイントまでを網羅的に解説します。

バーチャルオフィスを効果的に活用し、場所に制約されないスマートな経営基盤を 構築したい方は、ぜひ参考にしてください。

電子帳票とは？

電子帳票とは、請求書・見積書・契約書・領収書・納品書といった“帳票類”を電子 データとして作成・管理する仕組みのことを指します。

紙で印刷して押印し、郵送するといった従来の作業をデジタル化することで、作 成・共有・保管・検索などのプロセスを効率化できます。
近年は、単なるPDF作成にとどまらず、

・ステータス管理（承認・差し戻し）
・電子契約との連携
・電子帳簿保存法対応の自動化
・請求業務のワークフロー化

といった高度な機能を備えるサービスも増えています。

電子帳票が注目を集めている背景

電子帳票がここ数年で急速に注目される理由には、以下のような社会的背景があります。

1．電子帳簿保存法への対応

国税関係帳簿・書類の電子保存が推奨され、「紙中心の業務」からの脱却が実質的 に必須になりつつあります。

バーチャルオフィスを利用する個人事業主・中小企業でも、経理や帳票管理をデジ タル化する必要性が高まっています。

2．リモートワークの普及

バーチャルオフィスを使う事業者は、事務所不在型・非対面型の働き方が中心。 紙の請求書や契約書のためだけに印刷・押印・郵送すると効率が落ちるため、電子 帳票の需要が急増しています。

3．コスト削減・業務効率化の加速

紙代、郵送費、印刷機の運用費、人件費など、紙の事務コストは意外に大きいもの です。

電子帳票はこうしたコストを大幅に削減できるため、バーチャルオフィス利用者に とって相性が抜群です。

電子帳票システムの導入した場合の5つのメリット

バーチャルオフィスユーザーの働き方に特に役立つポイントを中心にまとめました。

メリット1．どこからでも帳票を作成・承認できる

自宅、カフェ、シェアオフィスなど、物理的なオフィスがなくても即座に対応可能。 移動の多いフリーランスや、拠点を持たない事業者でも業務がスムーズです。

メリット2．郵送・押印などの“紙独特の作業”がゼロに

バーチャルオフィス利用者は郵送物の管理が煩雑になりがちです。
電子帳票なら

・印刷不要
・郵送不要
・押印作業の廃止（電子署名で対応）

となり、自宅に居ながら取引が完結します。

メリット3．電子帳簿保存法に自然に対応できる

改正が続く電子帳簿保存法は、スキャン保存や検索要件など、細かなルールが多い のが特徴です。
電子帳票システムを使えば、

「法対応に自信がない…」
「間違った保存をしていないか不安…」

という悩みを解消できます。

メリット4．コスト削減＆取引スピードのアップ

・郵送費
・印刷コスト
・封入時間
・物理保管スペース

などが不要になり、月間のコストを圧縮できます。
さらに、オンラインで即時送付・承認できるため、資金回収（入金）までの期間短 縮にもつながります。

メリット5．書類紛失のリスクがなくなる

バーチャルオフィスでは、紙の郵送物が増えるほど紛失リスクが高まります。
電子帳票システムならデータはクラウド管理され、検索性も高く、紛失リスクがほ ぼゼロになります。

電子帳票システムの選び方

バーチャルオフィス利用者が特に気にすべきポイントに絞って解説します。

ポイント1．電子帳簿保存法への完全対応

“対応”と表記されていても、「改正の自動アップデート」「タイムスタンプ付与」 「検索要件の自動整備」など、細かい機能差があります。
法令対応を自動化できるかを必ずチェックすることをお勧めします。

ポイント2．クラウド型かどうか

オフィスを持たないバーチャルオフィス利用者にとって、クラウド型は必須です。
場所を問わずアクセスでき、デバイス間の同期もスムーズです。

ポイント3．帳票の種類が豊富か

請求書・見積書以外に、「契約書」「領収書」「発注書」「納品書」 など、事業に必要な帳票を一元管理できるかが選定のポイントになります。

ポイント4．他の業務ツールと連携できるか

会計ソフト、電子契約、CRM、決済サービスなどとの連携があると、業務が劇的に 効率化します。

ポイント5．スモールビジネスに適した料金体系か

バーチャルオフィス利用者は多くが、「スモールスタート」「少人数運営」 のため、初期費用ゼロ／月額低コスト／従量課金型などを選ぶと負担が少なくなり ます。

法人設立や移転登記にあたって登記先住所をお探しなら「バーチャルオフィス」がおすすめ！

会社を設立や移転登記を行う場合は、登記手続き時に「事務所の所在地」を申請す る必要がありますが、賃貸オフィスを借りるとなると高額な費用がかかります。

そこで、もし個人での活動がメインの場合や「なるべく費用を抑えて設立したい」 と お考えの場合はバーチャルオフィスを活用するとよいでしょう。

バーチャルオフィスとは登記申請可能な住所を貸し出しているサービスで、自宅を 拠点に事業活動を行う個人経営者やスタートアップ企業などから人気を集めていま す。

法人登記時に「本店所在地」として申請することは可能です。

なお、バーチャルオフィスを利用するメリットとしては主に以下の3点が挙げられ ます。

【メリットその1】オフィスコストを抑えられる

賃貸オフィスを借りる場合、毎月高額な家賃を払い続ける必要があるほか、契約時 に家賃半年～1年分ほどの初期費用もかかります。

しかし、バーチャルオフィスの 月額利用料は数千円程度、契約料も5,000円～10,000 円ほどと非常に安価であり、経 済的にゆとりを持たせた状態で事業活動をスタート することが可能です。

【メリットその2】自宅住所と事業用住所を分けられる

事務所所在地をバーチャルオフィスの住所にすれば、自宅兼オフィスで活動する場 合に自宅住所と事業用住所を分けられる点もおすすめポイントです。

自宅の住所が 事業用住所を兼ねる場合、自宅の引越し時に登記変更手続きを行って 新しい事業用 住所を申請する必要がありますが、初めから分けておけばその手間を 省けます。

また、自宅が賃貸物件の場合はそもそも登記先住所として申請できないことが多い ため、登記可能な住所をお手頃価格でレンタルできるバーチャルオフィスの存在が 大いに役立ちます。

【メリットその3】自宅のプライバシーを守れる

契約形態によっては自宅の住所で法人登記を行える場合もありますが、自宅のプラ イバシーが脅かされるリスクがある点に注意が必要です。

登記申請した住所は国税 庁の「法人番号公表サイト」に掲載されるほか、本店所在 地として自社の公式サイトや名刺上にも表示させる必要があり、自宅住所が不特定 多数の人に知られてしま います。

バーチャルオフィスの住所で申請すれば、自宅のプライバシーがしっかりと保護さ れ、安全性の高い環境でビジネス活動を進められるでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスを利用する事業者にとって、電子帳票システムは「紙の事 務作業」を一掃できる最適なツールです。

特に、「郵送管理が大変・・」「オフィス不在でも業務を回したい・・」「電 子帳簿保存法の対応に不安・・」「コストを下げたい・・」といった悩みを抱 える方には強くお勧めできます。

バーチャルオフィスは住所利用に最適ですが、紙の事務を続けるとどうしても 業務効率が落ちます。

電子帳票システムを導入することで、「“どこにいてもビジネスが回る”」「“紙 に縛られない働き方ができる”」という軽快なスタイルが実現します。

これからバーチャルオフィスを検討している方にも、すでに利用中の方にも、 電子帳票の導入は大きな武器になります。

ぜひ、業務全体のデジタル化の第一歩として取り入れてみてください。